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导购指南选择企业邮箱应考虑长远利益

时间:2011-09-21 11:07来源:企业邮箱网 作者:消息 点击:
如今电子邮件的使用,不仅增强了中小企业的业务能力,同时也将企业的整个办公模式搬到了电子邮箱平台上。过去存之高阁的各类纸质文件、资料、信息通过电子邮件的方式被电子化

       如今电子邮件的使用,不仅增强了中小企业的业务能力,同时也将企业的整个办公模式搬到了电子邮箱平台上。过去存之高阁的各类纸质文件、资料、信息通过电子邮件的方式被电子化。这种趋势,使得中小企业的信息管控思路,也需要进行相应转变。

    如何提供对电子邮件的有效管理,如何杜绝企业内部信息因为人员更替而流散失控,都是一个全新的挑战。如果不重视这种变化,则可能让企业蒙受重大损失
       五年前,某食品加工企业为了业务发展需要,申请了一家知名网站的免费个人邮箱,作为业务联系邮箱。为了方便使用,这家企业的管理者将电子邮箱用户名和密码在企业内部共享,任何业务人员都可以用该邮箱登录,而企业所有的客户资料和往来业务都被存储在这个邮箱中,供所有业务人员查阅。经过五年的发展,这家食品加工企业终于从一家小作坊,成长为具有一定行业影响力的小型企业。但就在这时,意外发生了。存储企业五年来全部客户信息、业务信息的个人免费邮箱,突然无法登录了。由于邮箱内资料关系重大,同时又没有必要的备份,企业管理者十分焦急。后经过反复排查才发现,原来是去职的前业务员将邮箱密码修改后,把全部的业务资料据为己有。由于企业所申请的是个人免费邮箱,缺乏必要的密保措施,企业也无法通过向邮件运营商申请,追回邮箱。
        对于这家食品加工企业来说,最沉痛的教训莫过于:省下的是专业企业邮箱产品的开通费用,丢掉的,却可能是整个企业发展的前途。而不幸的是这样的悲剧并非个案。货币、证券等等财富等价物,任何企业都会妥善加以保管,但是却将关乎企业发展的邮箱系统交托给缺乏专业保障能力的免费邮箱服务提供商打理,这显然是一个观念问题。而如果,这家企业所委托的是具有知名度的专业企业邮箱服务提供商,那么结果可能会大不一样。以国内最大的企业邮箱服务提供商网易企业邮箱来说,企业邮箱的用户,就能够享受到对企业邮箱信息的多重管控和备案服务。
      在企业邮箱申请后台信息管控中,企业邮箱管理员能够对企业邮箱下属任意账户的收发权限,进行完全的设置。针对企业人员变动和部门流动,可以设置相应的企业邮箱权限的升降调整,并且可以通过角色组对用户功能、权限进行控制,通过将用户划归为特定的角色组成员来继承相应功能、权限设定。这些措施不仅方便了企业内部优化分级管理,而且从根本上杜绝了由于企业人员流动而造成的信息泄密问题。
        同时网易企业邮箱也提供专业的邮件监控技术,通过163企业邮的邮件监控系统,企业负责人能够直接看到所管辖员工的业务往来邮件,邮件监控系统提供自动的邮件复制功能,可以将特定邮箱收发的邮件自动复制到指定邮箱中。具体功能包括指定要监控的企业邮箱,指定监控到哪个邮箱,指定监控收件或发件。

。(责任编辑:企业邮箱)

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