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行业快讯怎样写开发信

时间:2013-03-07 10:45来源:未知 作者:admin 点击:
根据开发信的写作经验 和 发送方式 方法等,写一篇专业文章,教新做外贸的人怎么写开发信、怎么发送会比较正式 写好后可以在外贸论坛、新闻网站发表 参考1 : http://so.fobshanghai.c
  根据开发信的写作经验   和 发送方式 方法等,写一篇专业文章,教新做外贸的人怎么写开发信、怎么发送会比较正式

写好后可以在外贸论坛、新闻网站发表

参考1 :

http://so.fobshanghai.com/so.php?q=开发信   

参考2:

早些时候,我们单位也曾经使用过电子邮件群发进行 【网络营销】之【电子邮件营销】
在这里将其中的一些问题和技巧分享给大家
网易规则:

企业邮默认的群发限制:

单IP同时的SMTP连接数上限 5
单IP每15分钟连接数上线  1500
单IP当天连接数上线   50000

单用户每15分钟发信量上线 500
单用户每天发信量上线  1000

单SMTP连接发信量上线  10


   一般的无论您使用的是免费邮箱还是收费的企业邮箱,一个邮箱帐户每天最多的发送量要求是【不能超过1000封】的, 强比科技网易企业邮箱都是反对群发垃圾邮件的,但对于应用型的邮件和向会员发送邮件,就不在此列。

  注:网易企业邮箱是防垃圾邮件协会的主要倡导者,对于发送垃圾邮件并没有特权,使用企业邮箱并不会让您的应用型邮件发的更多更广,但我们会告诉您一些规避被认定为垃圾邮件的规则



    1、单邮件单发,收件人里不要一下填上两百个收件人帐号。。。保守的建议:收件人、抄送、密送栏,每栏都不要超过10个以上的收件帐户

    2、您发送的收件人是否准确?  如果您发送的收件人帐号有错误,请一定要注意将其从列表删除,如果服务器收到太多的退信,会对您的帐户进行监测或被认定为发送的是垃圾邮件

    3、群发邮件主题及内容最好每次有所变化和注意相关的垃圾词汇

    群发邮件时,一定要注意邮件主题和邮件内容,很多邮件服务器为过滤垃圾邮件设置了垃圾字词过滤,如果邮件主题和邮件内容中包含有如:大量、宣传、赚钱等字词(当然发票,枪支等更是不行的),服务器将会过滤掉该邮件,致使邮件不能发送。因此在书写邮件主题和内容时应尽量避开你认为的有垃圾字词嫌疑的文字和词语,才能顺利群发邮件。另外标题尽量不要太商业化,内容也不宜过多(尽量小于7k),如果一看就是推销邮件,效果就不会太好(有可能直接del了),而内容过多就会使阅读者不耐烦甚至根本不看。

     4、会员广告邮件最好能在标题中标注AD  这个网易等邮箱会直接发送到广告邮件夹里,

   5、使用的发件帐户,建议每天发送不要超过200封邮件,可使用不同的邮件帐户进行发送,如果连续向比如@163.com, @sina.com这样的帐户发送超过1000封以上的邮件时,如果您洽好使用的是ADSL上网,请重启adsl,便更换IP进行发信

     6、要保证邮件名的正确性,以保证尽量少的退信

     7、对方最好能有一次以上和你的回复(一个邮件来回)

     8、如果是广告邮件和会员邮件,邮件中一定要有“退订”按钮和链接。
 
 
 
 
开发信应该一共发了一百多封,目前还没有发过英文信,收到回复的大概20-30封,除去圣诞,基本每天邮箱会有3-5封回信。
和几个客户还在邮件商谈中,大概比较感兴趣的有三个,其他的很高兴的客人回信,来要了目录,然后再问他们问什么想法,
就很少回复。客人只是简单寒暄而已。


拉美的邮箱很难搞,企业网站上面放的一般是INFO的公共邮箱,国家黄页上,如果是公布的邮箱那基本也是公共邮箱。
公共邮箱的收信人不是你的目标对象,最终你要找的是gerente cmercial。所以简单介绍自己公司,然后请他们转给经理。
单纯性的文字可能不会吸引人,适当加上合适的图片有比较好的效果。

我的目标客户,一般都有网站,是大众产品~一般都有留言栏和公共邮箱,我最近的感受是,公共邮箱留言的回复率大概5-10%。

你的目标客户就算是同一个行业,那么肯定也会存在不同采购需求侧重点,所以你写信的时候就要用不同的图片和话语推荐。
我基本上,每隔3-5封信,都会换一种标题和写法。

我也按照拉美的国家GDP排名,罗列每个国家最主要的企业、网站、邮箱。对于重点客户,可以想方设法联系,当然这方面我还没做。
广撒网当然也是件好事。

这周开始发几封信给中美洲,COSTA RICA,ECUADOR,SALVADOR。发现回信都很热情,看来是缺少我们同胞的开发信骚扰~哈哈
那边国家都是小国,不过在有些情况对缺单的业务也是很有提振

不过中南美那边的运费,真的有点汗,航程 30-40天,运费 2000-3000USD~如果是卖的东西便宜,那就伤不起。
货代同志什么时候可以异国多开开网点,帮助我们同胞降低费用,加强竞争力。

劳动密集型产品在当下出口,也只是权宜之计而已,毕竟我们面临的变化每天都在发生。


开发信,我刚上班的第一个礼拜,群发信,才发现效果基本没有。

群发: 内容一致,间隔两三分钟发一封这种。并不是一次发给多人,发现很快自己邮箱被列入黑名单,发信就很容易被退回来。

被退信,也有一种可能是,你发出去的很多信,收件邮箱已经停用,服务器就会把你列入观察名单的。我用的是公司的企业邮箱,35企业的。


 
1. 开发信邮件主题

首先您先得了解客户来自哪个国家,查看方式:
1. 客户网站-About Us;
2. Google客人的公司,地址,邮件,电话(1是美国的,44是英国的,45是丹麦的....),名字等等一切有用信息;
3. 邮箱尾缀,for example:gigi@xxx.it  明显是意大利的。

Re的用处大大地大(一定要用起来),这招可以使客人迷糊:丫的,你到底是不是之前和我联系过呢?每个人都有好奇心,外加手贱,看到自己的回复有很大的敏感度;P ;P

以下为各国客户回复邮件的tittle:

A. 德国客户:Re:AW:Re:+具体主题
B. 挪威客户:Re:SV:Re:+具体主题
C. 丹麦客户:Re:Vedr:Re:+具体主题
D. 巴西客户:Re:Res:Re:+具体主题
E. 意大利客户:Re:I:I:Re:+具体主题
....(还有其他的,请各位补充)(这个很重要,一定要试试看哦,最高纪录,发5封,回了3份;P )

2. 发的时间

尼玛,不能在人家很忙,在人家还在睡香香的时候发啊,这是作孽,有木有?
感谢贴吧里的前辈们,让姐姐了解到周二~周四之前是最佳时间,(但是小的更喜欢在每周四的时候,夜黑风高的时候;P ,下班的时间,最好来点小酒,带着微醺的醉意(对方开始上班)开始狂轰滥炸,最有诗意)

3. 开发信内容

事先要编辑好邮件模板(可以分区域编辑不同滴),复制,黏贴,要带上客人网站上的图片,如果有的话(产品必须是客人有卖的,贵司能提供的。小的在上一篇犯错史里有提到,大部分客人或多或少各种眼尖啊,自恋啊,看到自己的东西,就手痒要点)
点点更健康,点点有订单么:lol ;P
 
 
 
开发信最忌讳的几个错误 看看你有木有!
外贸业务员每天都要写许多开发信,给新老客户。有的人可以从中获得许多客户的询盘,但也有相当一部分人的邮件,石沉大海。究其原因,不外乎开发信的规范性,以及对客户习惯的探索。看看下边的这些错误,是不是你经常犯的。要赶快改掉啦!

1、邮件写得过长。

客人不是专门收发邮件的工具。他每天有许多事要处理,面对邮箱几百封相似的邮件,而那些个又臭又长的陌生邮件,说不定还有许多个关于公司介绍的附件,哇~~~怕是他没看就直接delete了吧。换个角度想想你自己会不会看呢?况且老外往往时间观念强烈。我了解到客人一般都会预留几块固定时间来处理邮件,长的,陌生的,很多时候都不会看。除非你的邮件非常吸引人。

一些西欧客户,处理邮件的时间一般是2-3秒。大致上就是随眼一看,找到几个关键词,有意思的就看下去,不重要的,会在outlook里标注上要处理的具体时间,然后从inbox拉到相应的子目录里。换句话说,只要客人的邮箱地址是对的,也是你要找的right person,你的开发信只能停留在他眼前2-3秒,就是决定命运的时刻了。这种情况下,试问你敢不敢把邮件写得很长?

2、主题不明确。

一个主题不明确的邮件,会让客人根本没兴趣去打开陌生人的邮件。试想一下三秒钟后还看不出来你是做什么的,卖什么产品的,客户还有心思看下去么?所以邮件最好是言简意赅,直接吸引客人通过主题去点开邮件,目的就达到了。至于他看了以后有没有反应,就要看客户需求和你内容的功力了。

有些人写邮件会这样设置主题:“we are the manufacturer of lights”,又或者“need cooperation”,或者“Guangdong *** trading company ltd”,或者“price list for lights-Guangdong *** trading company ltd”等等,一看就知道是推销信。当你一个礼拜就收到一封推销信,你可能会有兴趣看看,但是如果你一天收到N封推销信,当然会很讨厌,直接删掉算是客气的了。所以如何把主题写好,让客人知道这是封推销信,还是要忍不住打开看看?就要根据之际情况来判断了。

举个例子吧,假设我是做太阳能灯的公司DEF Co. Ltd,目前公司最大的客人是美国的Home Depot,尽管可能是通过贸易商做的,不是直接合作,但是完全可以当作一个开发新客人的筹码!如果我要写一封开发信给美国的ABC inc(这个名字是我编的),我从google上了解了一些这个公司的信息,知道他们是美国的进口商,有做太阳能灯系列,希望能试着开发这个客人,我一般会这样写主题,“Re: ABC inc/Home Depot vendor-solar light/DEF Co., Ltd.”

其中,ABC inc代表了客人的公司名,你在写给他的主题上首先加上他公司名,表示对他们公司的尊重;Home Depot vendor-solar light明确表示你是北美第二大零售商Home Depot的太阳能灯供应商,既表明了实力,也勾起他的兴趣;最后的DEF Co., Ltd.代表自己公司。这样一来,假设你找对了人,这个正是ABC公司太阳能灯的buyer,又或者是他的某一个主管,突然某一天收到这么一个主题的邮件,哇,home depot的供应商找上来了,太棒了,应该看看是不是有合作机会,是不是比原有供应商更好?他打开邮件的概率会非常非常大!再说了,这个主题设置的还有一个好处,就是客人即使暂时不回你邮件,只是放在收件箱里,但是将来某一天他突然想让你报报价,很容易就能找到这封邮件!只要关键词输入home depot,保证一下子就找到。

3、基本上都是广告信息。

我自己现在也会经常收到工厂和贸易公司的推销信。贸易公司还稍微好一点,写的比较有经验有水平一些。倒是很多工厂的业务员,开发信实在叫人不敢恭维啊,简直可以说是惨不忍睹,每次看到我都挺恼火的,还想直接拉黑。我经常会收到类似的邮件:“我们是某某照明灯具厂,地处美丽的长江三角洲东南,交通便利,风景优美,离上海和杭州仅仅2小时车程,我们公司成立于2002年,具有丰富的太阳能灯生产和开发经验,享誉全球,我们工获得ISO9001:2000质量体系,严格按照5S管理,真诚欢迎您来我厂参观拜访,希望和您建立起长久的业务关系,我们以真诚和服务赢得客户……”诸如此类的话,客人会看得很不耐烦,即使你是一个很好的公司或很好的工厂,第一次就收到这样一封邮件,任谁都会感到厌烦的。


有朋友会反问,那是不是完全不写呢?我的回答是,也不一定,要看具体情况。如果你的公司有突出的优势,可以写,但是最好一笔带过就可以了。可以这样写:We supply solar lights for Home Depot with high quality and competitive price. Hope to cooperate with you!简单一点,一两句话点到重点,调起老外的胃口,让他反过来问你各种问题,你的目的就达到了。做业务久了你就发现,很少有客人每封邮件长篇大论的,特别是外国客户,往往几句话说明需求,不会过多言语。所以这些错误,我们犯不起啊 。
4)爱炫耀英文水平。以前有个助理,英语八级,刚毕业的学生,要她给老外写email,总是喜欢把文字写得很出彩,各种语法从句层出不穷,还喜欢用冷僻词,让人理解都需要老半天。如果是英语为母语的客人或者德国、北欧这些英语很棒的客人还好一点,如果你写给韩国人日本人中东人法国人,那就要他们老命了,看一封邮件还得用上字典或翻译工具,还是半懂不懂,你说客人会对你印象好么?
           丘吉尔讲过一句话,具体的内容我忘了,大致的意思是,真正的高手,你要把最复杂的东西用最简单的文字表达出来,全部用最简单的句子,最简单的词汇,让小学生都能看懂。
           其实把简单的东西复杂化很容易,把复杂的东西简单化就不容易了,需要多学多模仿客人的邮件,用最简单的词汇来表达你要表达的东西。外贸函电的精髓就是,“简单简单再简单”,能用一个词表达的绝对不用两个词或短语,能用一句话写清楚的,绝对不写两句。谁能用最少的句子表达同样的意思,那就是最厉害的!
           举个例子吧,我以前招助理的时候,会考他们的email水平,我把中文意思告诉他们,然后让他们用英文来模拟一封邮件。内容很简单,写一封邮件告诉客人Mike,上次收到的样品已经寄给工厂了,但工厂说材料不是ABS,而是PP,价格他们需要重新核算,但近期内原材料涨价,希望您能尽快确认,我们好采购原材料并安排生产。
           第一个应聘者是这样写的:
Dear Mike,

This is Jenny from EDF Co. Ltd. We're so pleased to receive your samples. I already sent them to our factory last week, and was informed the real material is PP, not ABS as you mentioned last time. What's the matter?   

I'll give you reply as soon as we get the offer from the factory. It will take several days. Please be more patient. But they also told me, the raw material increased these days. Could you please confirm the price quickly after you get it? We'll purchase the raw material and do the production immediately!

Looking forward to your reply. Thank you!

Best regards,
Jenny

           这封邮件写得好么?老实说还可以,虽然主动语态和人称多了点,但是内容都点到了,表达也算通顺,用的词汇也都是挺简单的,不难懂。但是不是有点啰嗦?如果能简单一点,是不是更好?我们看看第二位应聘者写的email:
Dear Mike,

How are you?

We received your all samples. The factory checked the details, and found the material was PP, not ABS as you told.

Please give them some more time to re-check the price, because the material is different from the past orders. However, the material was increased very quickly! Therefore, please kindly place the order soon if the price is ok for you! We'll do production asap.

Thank you in advance!

Kind regards,
Tommy
           这封呢?我个人觉得比上一封号一点,毕竟主动和被动语态结合,“We”只出现了一次,不算太枯燥。内容也稍微简单了一点,点到位了。最重要的是,他把purchase the raw material去掉了,直接用“We'll do the production asap.”这样更简洁,毕竟你要生产,能不采购原材料么?所以这是废话。缺点是,我个人感觉还是啰嗦了一点。
           我会这样写:

Hi Mike,

Samples received and already passed to vendor. The material was PP, not ABS. Offer sheet is preparing and will be sent to you soon.

By the way, raw material increased these days, pls make a decision quickly to go ahead after price confirmed. We'll arrange the mass production asap.

Thanks and best regards,
C


           几句话点到主题,表达清楚就可以了。能用一句话表达的,千万不写两句,省掉一切能省的废话。写完以后其实可以读一遍,看哪句话可以删掉,哪句话可以换一种表达方式,少用第一人称,多用被动语态!等到你重新检查的时候,发现已经简单的不能再简单,没词可以删了,那就点“发送”吧~~
 
 
只要做到“简洁”、“清楚”、“准确”,这就是一封好的email了。
      5)喜欢用奇奇怪怪的字体。很多人为了追求醒目,总喜欢用很夸张的字体,颜色,甚至放大,加粗,再用斜体等等,其实一眼看上去会让人很不舒服。经常跟老外写email的人会发现,客人很少会用奇怪的字体或者粗体,甚至全部大写来写邮件,除了少数的尼日利亚、非洲客人,我还真没遇到过别的。欧美人一般比较常用的字体就是以下几种:Arial,Verdana,Calibri,Times new roman,也有一些用Tahoma字体的,但相对少一点。一部分台湾和香港客人会用PMingLiU这种字体。至于颜色,一般都是黑色或者蓝色,别在一封邮件里出现多种奇奇挂怪的颜色,像彩虹一样,看着不舒服。
          一般客人在邮件里特别加粗,或者大写,或者用红色标注的,肯定是特别强调的东西。比如有个客人的邮件如下:

Dear C,

Please help to send the samples to my HK office BEFORE THIS WEEKEND.

Thanks.

Rio

            这就很明显了,客人用大写的目的是为了提醒并强调,必须要周末前寄出!可能这封邮件很简单,你不太容易忽视,但是如果一封很长的邮件,里面详细确认各种规格的时候,突然加了一句要你周末前寄样品,是很容易被忽略的。
      6)主动语态用得太多。英文信函中,如果你仔细琢磨老外的行文方式,很少会充满We,I之类的人称的。相反要多用被动语态。
          比如说,我们明天会寄你样品。中国人喜欢说We'll send you the samples tomorrow. 这句话没错,语法正确,意思清楚,但是老外就不喜欢这样说。他们通常会这样写:Samples will be sent to you tomorrow. 用得是被动语态,人称就没有了。
      7)经常会问一些毫无意义的话。比如Do you want our products?这句话被我列为最傻疑问句排行榜第一名。如果客人说No,你怎么回复?那就没下文了哦。而且本身你是去推销的,你希望客人感兴趣,你要引起客人的兴趣。但是这句话就大煞风景,等于一下子就把客人逼到了绝路上,一定要说是或者否。
           还有诸如Do you interested in our products? Are you sourcing for *****? How is your business recently? Would you like to cooperate with us? 这些都是毫无意义的话。
           开发信还是要直接一点,告诉客人你是谁,你做什么,你的优势在那里。只要清楚表述出这3点,就完全足够了。其他的东西可以以后慢慢谈。
(责任编辑:企业邮箱)
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